Entgelttransparenzgesetz in Deutschland: Was Arbeitgeber jetzt wissen, dokumentieren und vorbereiten sollten

Q: Welche Auskünfte sind heute geschuldet?

Inhaltlich müssen Arbeitgeber zwei Ebenen liefern: erstens die Kriterien und Verfahren der Entgeltfindung für die eigene Tätigkeit und die Vergleichstätigkeit, zweitens – soweit zulässig – das Vergleichsentgelt. Dieses Vergleichsentgelt ist heute nicht als Durchschnitt, sondern als statistischer Median anzugeben; verlangt werden können das durchschnittliche monatliche Bruttoentgelt und bis zu zwei einzelne Entgeltbestandteile.

19. Apr.
6 Min. Lesezeit

Aktueller Rechtsstand des Entgelttransparenzgesetzes

Das Entgelttransparenzgesetz soll Beschäftigte dabei unterstützen, gleichen Lohn für gleiche oder gleichwertige Arbeit durchzusetzen. Nach der aktuellen Informationsseite des Ministeriums besteht der gesetzliche Instrumentenkasten aus drei Bausteinen: individueller Auskunftsanspruch, betriebliche Prüfverfahren und Berichtspflicht. Die zweite Evaluation von 2023 zeigt zugleich, dass das Gesetz in der Praxis bislang eher verhalten genutzt wird: Der Auskunftsanspruch wird zurückhaltend geltend gemacht, nur wenige Unternehmen prüfen ihre Entgeltstrukturen freiwillig, und weniger Unternehmen als erwartet veröffentlichen

Gleichstellungs- und Entgeltberichte.

Wer vom Entgelttransparenzgesetz erfasst wird

Für die operative Unternehmenspraxis sind drei Schwellenwerte entscheidend. Erstens: Der individuelle Auskunftsanspruch greift heute nur für Beschäftigte in Betrieben mit mehr als 200 Beschäftigten bei demselben Arbeitgeber. Zweitens: Private Arbeitgeber mit mehr als 500 Beschäftigten sind zur Durchführung betrieblicher Prüfverfahren zur Überprüfung ihrer Entgeltregelungen aufgefordert. Drittens: Einen Bericht zur Gleichstellung und Entgeltgleichheit müssen nur solche Arbeitgeber mit in der Regel mehr als 500 Beschäftigten erstellen, die außerdem nach §§ 264 und 289 HGB zur Erstellung eines Lageberichts verpflichtet sind. Außerdem ist der Auskunftsanspruch auf Entgeltregelungen beschränkt, die im selben Betrieb und bei demselben Arbeitgeber angewendet werden.

Für tarifgebundene oder tarifanwendende Arbeitgeber enthält das Entgelttransparenzgesetz spürbare Erleichterungen. In diesen Fällen ist bei bestehendem Betriebsrat grundsätzlich der Betriebsrat erste Anlaufstelle für das Auskunftsverlangen; der Arbeitgeber kann die Antwort aber übernehmen, wenn er dies transparent organisiert. Zudem sieht das Gesetz für tarifliche Entgeltsysteme Vereinfachungen bei der Beantwortung und längere Berichtsrhythmen vor.

Was 2026 noch offen ist

Parallel zum geltenden Entgelttransparenzgesetz läuft die Vorbereitung der EU-Umsetzung. Die Richtlinie muss bis 7. Juni 2026 in nationales Recht überführt werden. Das Ministerium hatte 2025 eine Kommission zur „bürokratiearmen Umsetzung“ eingesetzt und angekündigt, Anfang 2026 ein Gesetzgebungsverfahren einzuleiten. In einer Regierungsantwort an den Deutscher Bundestag vom 27. Januar 2026 war dann nur von internen Abstimmungen im Nachgang des Kommissionsberichts die Rede. Noch Ende März/Anfang April 2026 wurde in aktuellen Fach- und IHK-Beiträgen darauf hingewiesen, dass ein erster Entwurf öffentlich noch nicht vorliegt. Deshalb sind zahlreiche Detailfragen – etwa nationale Ausnahmen, Übergänge oder die genaue Behandlung tariflicher Privilegierungen – derzeit nicht definitiv.

Klar ist aber bereits die Richtung der EU-Vorgaben: Künftig geht es voraussichtlich um einen deutlich breiteren Auskunftsanspruch, jährliche Information der Beschäftigten über dieses Recht, Berichtspflichten ab 100 Beschäftigten mit gestaffelten Fristen und bei einem nicht gerechtfertigten Entgeltgefälle von mindestens 5 Prozent um eine gemeinsame Entgeltbewertung. Ebenso sprechen aktuelle IHK- und DIHK-Handreichungen dafür, dass Unternehmen ihre Stellenbewertung stärker an Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen ausrichten und über die bisherige deutsche Median-Logik hinausdenken müssen. Wie genau Deutschland diese Vorgaben umsetzt, ist Stand heute jedoch noch offen.

Pflichten und Lohnabrechnung im Entgelttransparenzgesetz

Welche Auskünfte heute geschuldet sind

Wer dem heutigen Entgelttransparenzgesetz unterfällt, muss Auskunftsersuchen strukturiert bearbeiten. Das Verlangen ist in Textform zu stellen. Grundsätzlich kann der Anspruch alle zwei Jahre erneut geltend gemacht werden; bei wesentlichen Veränderungen, etwa durch Stellenwechsel oder Änderung der Entgeltsystematik, auch früher. Für nicht tarifgebundene und nicht tarifanwendende Arbeitgeber gilt ausdrücklich: Die Antwort muss innerhalb von drei Monaten in Textform erteilt werden. Für tarifgebundene oder tarifanwendende Arbeitgeber nennt das Gesetz demgegenüber keine ausdrückliche Frist.

Inhaltlich müssen Arbeitgeber – beziehungsweise in tariflichen Konstellationen häufig der Betriebsrat – zwei Ebenen liefern: erstens die Kriterien und Verfahren der Entgeltfindung für die eigene Tätigkeit und die Vergleichstätigkeit, zweitens – soweit zulässig – das Vergleichsentgelt. Dieses Vergleichsentgelt ist heute nicht als Durchschnitt, sondern als statistischer Median anzugeben; verlangt werden können das durchschnittliche monatliche Bruttoentgelt und bis zu zwei einzelne Entgeltbestandteile. Berechnungsbasis ist das zurückliegende Kalenderjahr, die Werte sind in Vollzeitäquivalenten auszuweisen, und auch Sachleistungen wie etwa ein Dienstwagen sind mit ihrem finanziellen Wert einzubeziehen. Sind Vergleichspersonen weniger als ein Kalenderjahr beschäftigt, ist der tatsächliche Beschäftigungszeitraum zugrunde zu legen.

Datenschutz und Entgelttransparenz greifen dabei unmittelbar ineinander. Die Antwort darf aktuell nur dann ein Vergleichsentgelt enthalten, wenn die Vergleichsgruppe aus mindestens sechs Personen des anderen Geschlechts besteht. Liegt die Gruppe darunter, beschränkt sich die Auskunft auf die Kriterien und Verfahren der Entgeltfindung; individuelle Einkommen einzelner Kolleginnen oder Kollegen sollen gerade nicht offenbart werden. Das ist für HR und Payroll wichtig, weil hier nicht „Gehälter offenlegen“, sondern rechtskonform aggregieren die eigentliche Aufgabe ist.

Bei der Berichtspflicht müssen betroffene größere Arbeitgeber ihre Maßnahmen zur Förderung der Gleichstellung und zur Herstellung von Entgeltgleichheit darstellen. Wenn sie keine entsprechenden Maßnahmen durchführen, müssen sie das begründen. Hinzu kommen geschlechtsdifferenzierte Angaben zur durchschnittlichen Gesamtzahl der Beschäftigten sowie zur durchschnittlichen Zahl von Voll- und Teilzeitkräften. Tarifgebundene bzw. tarifanwendende Arbeitgeber berichten grundsätzlich alle fünf Jahre, andere betroffene Arbeitgeber alle drei Jahre. Der Bericht ist dem nächsten Lagebericht als Anlage beizufügen und im Bundesanzeiger zu veröffentlichen.

Was HR und Payroll technisch vorbereiten müssen

Für HR und Payroll bedeutet das Entgelttransparenzgesetz vor allem, dass die Entgeltlogik vom Kopf in die Daten überführt werden muss. Wer heute schon sauber vorbereitet ist, baut im Grunde zugleich die Basis für die spätere EU-Umsetzung. In der Praxis heißt das: Lohnarten müssen sauber kategorisiert, variable Vergütungen identifizierbar, Sachleistungen bewertbar und historische Daten kalenderjahresbezogen auswertbar sein. Vergleichsgruppen müssen nachvollziehbar gebildet werden, Teilzeit auf Vollzeitäquivalente hochgerechnet werden können, und die Antwortschreiben brauchen eine konsistente Verbindung zwischen Joblogik, Vergütungslogik und Payroll-Datensatz.

Betriebsverfassungsrechtlich und datenschutzrechtlich braucht das Thema außerdem ein sauberes Rechte- und Rollenkonzept. Der Leitfaden des Ministeriums verlangt, dass Entgeltlisten so aufbereitet werden, dass der Betriebsausschuss die Auskunft ordnungsgemäß erfüllen kann; in tariflichen Konstellationen muss der Arbeitgeber den Betriebsrat über eingehende Verlangen anonymisiert informieren und ihm die notwendigen Informationen bereitstellen. Zugleich weist der BfDI für den Beschäftigtendatenschutz allgemein darauf hin, dass Personalaktendaten nur für Personalzwecke verwendet werden dürfen und nur berechtigte Personen Zugriff haben sollen. Praktisch heißt das: keine Rohdaten-Zirkulation per E-Mail, sondern definierte Exporte, begrenzte Zugriffsrechte, dokumentierte Bearbeitungsschritte und revisionsfähige Ablage.

Risiken, Arbeitgeberpositionierung und PSS-Unterstützung

Wo heute das größte Risiko liegt

Das größte Risiko liegt aktuell weniger in behördlichen Bußgeldern als in arbeitsrechtlichen Ansprüchen, schlechter Verteidigungsfähigkeit und unnötigen Eskalationen. Das Bundesarbeitsgericht hat 2023 entschieden, dass ein höheres Gehalt eines männlichen Kollegen nicht schon deshalb diskriminierungsfrei ist, weil er schlicht besser verhandelt hat. 2025 hat das Gericht außerdem betont, dass für die Vermutung einer Entgeltbenachteiligung bereits der Paarvergleich mit einer einzelnen Vergleichsperson genügen kann. Für nicht tarifgebundene/nicht tarifanwendende Arbeitgeber kommt hinzu: Unterlassen sie die Auskunft, tragen sie im Streitfall die Beweislast dafür, dass kein Verstoß gegen das Entgeltgleichheitsgebot vorliegt.

Auch kleinere Arbeitgeber sollten das Thema nicht vorschnell abhaken. Zwar greift der gesetzliche Auskunftsanspruch nach § 10 EntgTranspG unterhalb der 200er-Schwelle nicht. Das Bundesarbeitsgericht hat 2025 in einem Fall aus einem Betrieb mit weniger als 200 Beschäftigten aber ausdrücklich offengelassen, ob ein Auskunftsanspruch außerhalb des Entgelttransparenzgesetzes aus § 242 BGB in bestimmten Konstellationen bestehen kann. Für Entscheider ist das Signal klar: Die Unternehmensgröße schützt nicht zuverlässig vor Equal-Pay-Risiken, wenn Vergütungsunterschiede sachlich nicht sauber erklärbar sind.

Der goldene Mittelweg für Arbeitgeber

Der goldene Mittelweg beim Entgelttransparenzgesetz lautet deshalb: Systemtransparenz statt Gehaltschaos. Arbeitgeber sollten nicht so kommunizieren, als sei jede Nachfrage ein Angriff. Ebenso wenig sollten sie ohne Struktur individuelle Gehälter freigeben. Sinnvoll ist eine mittlere Linie: nachvollziehbare Stellenprofile, definierte Gehaltsbänder, klar benannte Kriterien für Einstufung und Entwicklung, ein zentrales Verfahren für Auskunftsersuchen, dokumentierte Ausnahmen und eine ruhige, faire Kommunikation gegenüber Belegschaft, Betriebsrat und Führungskräften. So sinkt das Risiko innerbetrieblicher Neiddebatten, während zugleich die Angriffsfläche in Verfahren kleiner wird. Diese Richtung entspricht sowohl den Erkenntnissen der Evaluation als auch den To-dos, die aktuelle IHK- und DIHK-Handreichungen für die EU-Umsetzung formulieren.

Wie PSS konkret unterstützt

Für Unternehmen ist genau hier die Rolle von PSS attraktiv. PSS kann die juristische Pflicht nicht ersetzen, aber die daten- und prozessseitige Umsetzung massiv vereinfachen. Konkret sinnvoll sind vor allem diese Leistungen:

Schwellenwert- und Betroffenheitscheck: Greift heute schon das Entgelttransparenzgesetz, droht bald zusätzliche EU-Umsetzung, gibt es tarifliche Besonderheiten?
Payroll-Dateninventur: Welche Lohnarten, Boni, Zulagen, Sachleistungen und Teilzeitfaktoren müssen für Auskünfte oder Berichte sauber aufbereitet werden?
Standardprozess für Auskunftsersuchen: Eingang, Zuständigkeit, Fristenkontrolle, Datenextraktion, Datenschutzprüfung, Antwortvorlagen, Dokumentation.
Vergleichsgruppen- und Medianlogik: Aufbau belastbarer Auswertungen für heutige Auskünfte und Vorbereitung auf zukünftige Durchschnitts- und Reportingpflichten.
Schulungen für HR, Payroll und Führungskräfte: Wie kommuniziert man Gehaltslogik, ohne unnötige Konflikte zu produzieren?
Unterstützung bei Equal-Pay-Audits: Auffälligkeiten erkennen, priorisieren und vor Rechtsstreitigkeiten korrigieren.

Besonders wertvoll ist, dass PSS dabei an der Schnittstelle von HR, Payroll, Datenqualität und operativer Umsetzung arbeitet – also genau dort, wo das Entgelttransparenzgesetz in der Praxis häufig scheitert. Für vertiefte Prüfungen kann PSS diese Vorarbeit anschließend gezielt mit arbeitsrechtlicher Beratung verzahnen. Die aktuellen ministeriellen Hilfsmittel wie EG-Check, der 2026 überarbeitet wurde, zeigen, wie stark der Fokus inzwischen auf methodisch sauberer, geschlechtsneutraler Analyse liegt.

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