Lohnabrechnung selbst machen oder auslagern? Ein ehrlicher Vergleich für kleine Unternehmen

Moderne Lohnsoftware wirbt damit, dass Abrechnung nebenbei geht. Für manche Betriebe stimmt das sogar.

Die ehrliche Antwort auf die Frage „selbst machen oder auslagern?“ hängt aber selten am Softwarepreis. Sie hängt daran, wer im Unternehmen das Wissen, die Zeit und das Fehlerrisiko trägt. Dieser Beitrag stellt beide Wege nebeneinander – mit aktuellen Zahlen.

Option 1: Selbst abrechnen – was es wirklich braucht

Die Software selbst ist günstig. Einstiegstarife für kleine Unternehmen beginnen bei rund 13 Euro im Monat, Pakete inklusive fünf Mitarbeitern liegen bei etwa 20 bis 40 Euro monatlich.

Der Preis auf der Website ist aber nur der Anfang der Rechnung. Dazu kommt:

• Fachwissen, das aktuell bleiben muss: Rechengrößen, Beitragssätze und Meldeverfahren ändern sich jedes Jahr, teils unterjährig. Die Software rechnet nur richtig, wenn die Eingaben stimmen.

• Zeit: Stammdatenpflege, monatliche Änderungen, Meldungen an Krankenkassen und Finanzamt, Bescheinigungen, Jahresarbeiten – auch mit guter Software bleibt das Handarbeit.

• Vertretung: Kann nur eine Person im Haus abrechnen, steht der Prozess bei Urlaub oder Krankheit still – die Löhne müssen trotzdem pünktlich kommen.

• Fehlerrisiko: Nachforderungen und Säumniszuschläge aus Betriebsprüfungen treffen den Arbeitgeber – nicht den Softwarehersteller.

Option 2: Auslagern – was es kostet

Lohnbüros rechnen üblicherweise pro Mitarbeiter und Monat ab: je nach Unternehmensgröße etwa 12 bis 20 Euro pro Abrechnung. Beim Steuerberater gibt der gesetzliche Rahmen 6 bis 30 Euro je Arbeitnehmer und Abrechnungszeitraum vor (§ 34 Abs. 2 StBVV); in der Praxis sind 20 bis 30 Euro üblich.

Im Preis enthalten ist dabei das, was bei der Eigenabrechnung extra kostet: aktuelles Fachwissen, Meldewesen, Vertretung und die Verantwortung für den Prozess. Details zu Preisen, Einrichtung und Ablauf stehen im Beitrag Lohnabrechnung auslagern: Kosten, Ablauf und wann es sich lohnt.

Die Beispielrechnung: zehn Mitarbeiter

Für einen Betrieb mit zehn Mitarbeitern sieht die Rechnung ungefähr so aus: Selbst abrechnen kostet ab etwa 130 Euro im Monat an Software – plus die eigene Arbeitszeit und Fortbildung. Ein Lohnbüro liegt bei rund 130 bis 190 Euro im Monat, ein Steuerberater bei etwa 150 bis 250 Euro – jeweils als Komplettpaket.

Rein finanziell liegen die Wege also näher beieinander, als die Softwarewerbung vermuten lässt. Den Unterschied macht, was mit der eigenen Zeit passiert – und wer haftet, wenn etwas schiefgeht.

Vier Fragen für die Entscheidung

• Wie viel Zeit kostet die Abrechnung heute wirklich – und wessen Zeit ist das? Bei vielen kleinen Unternehmen ist es die der Geschäftsführung.

• Wie komplex sind die Fälle? Reine Festgehälter sind gut selbst machbar. Minijobs, Midijobs, Zuschläge und Sachbezüge erhöhen die Fehleranfälligkeit deutlich.

• Gibt es eine Vertretung, die im Krankheitsfall pünktlich abrechnen kann?

• Gab es schon Beanstandungen bei Prüfungen oder Nachzahlungen? Dann ist das ein Warnsignal, dass der Prozess Unterstützung braucht.

Wer auslagert, sollte beim Anbieter genau hinsehen: Was ist im Monatspreis enthalten, was kostet extra – und wo wird abgerechnet? Bei PSS übernehmen IHK-zertifizierte Lohnbuchhalter die Abrechnung, vollständig in Deutschland.

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Die Payroll Service Schulze GmbH übernimmt für Unternehmen die laufende Lohn- und Gehaltsabrechnung einschließlich Melde- und Beitragswesen – auch den Wechsel von der Eigenabrechnung, inklusive Parallelabrechnung zur Fehlerkontrolle.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung im Einzelfall dar. Erstellt von Frederik Schulze, Geschäftsführer Payroll Service Schulze GmbH.

Rechtsstand: August 2026 · Quellen: § 34 StBVV · Software-/Anbieterpreise: buchhaltungssoftware-test.de (Stand 07/2026) · Lohnbüro-Preise: Lohndialog (06/2026) · Marktpreise können im Einzelfall abweichen.